사서함 메세지 용량에는 항상 한계가 있기 마련이라 용량 이슈가 생기게 되면 PST 파일로 백업을 받아야 합니다.
자동 보관?
메일을 만들고 받으면서 Microsoft Outlook 사서함이 점차 커집니다. 사서함을 관리할 수 있도록 유지하려면 중요하지만 자주 사용하지 않는 오래된 항목을 저장(보관)할 다른 장소가 필요합니다. 또한 이러한 오래된 항목을 자동으로 보관 위치로 이동하는 방법과 내용이 만료되고 더 이상 유효하지 않은 항목을 자동으로 삭제할 방법이 필요합니다. 자동 보관으로 이러한 과정을 모두 처리할 수 있습니다.
자동 보관은 기본적으로 켜져 있으며 지정된 간격으로 자동 실행되어 오래되거나 만료된 항목을 폴더에서 삭제합니다. 지정된 보관 기간이 되면 오래된 항목이 되며 할당받은 프로젝트의 목표에 대한 내용이 들어 있는 원본 전자 메일 등이 포함될 수 있습니다. 만료된 항목은 넉 달 전에 있었던 모임인데 여전히 일정에 표시되는 항목 등 특정 날짜 후에 내용이 더 이상 유효하지 않은 메일 및 모임 항목입니다. 만료 날짜는 선택 사항이지만 항목을 만들 때나 나중에라도 정의할 수 있습니다. 항목이 만료되면 사용할 수 없게 되며 취소선이 표시됩니다
1. [파일 - 새로 만들기 - Outlook 데이터 파일]을 선택하세요.
2. [Office Outlook 개인 폴더 파일(.pst)]를 반드시 선택 후 [확인]을 클릭하세요
3. [저장위치]를 선택하게 됩니다. 사내 PC는 모두 파티션이 2개이상으로 나누어져 있습니다.
C:가 아닌 다른 로컬디스크를 선택하시기 바랍니다 (D: 추천)
4.[새 폴더 만들기]를 클릭 후 새 폴더를 생성, 폴더 선택 후 [확인]해 주세요
5. [파일이름]을 지정하시고 [확인]을 클릭하세요.
6. 파일이름이 아닌 아웃룩에서의 [표시이름]을 입력해주시고 [확인]을 클릭하세요.
7.다음과 같이 사서함과 공용폴더가 아닌 [개인보관폴더]가 생성된 것을 확인 하실 수 있습니다.
8. 자동보관 설정을 위하여 [도구 - 옵션] 에서 [기타 - 자동보관]을 선택 하세요.
9. 자동보관 설정은 다음과 같이 [14일], [3개월]을 선택 후
[찾아보기]를 클릭 후 위에서 생성하신 PST 파일은 찾아 주시기 바랍니다.
그리고 마지막으로 [이 설정을 모든 폴더에 적용]을 클릭 후 [확인]을 클릭 하세요.
10. 자동보관 설정이 정상적으로 설정이 되었는지 확인을 위해 [받은 편지함의 속성]을 선택하세요.
